Condica SMART Start – condică electronică de pontaj cu cartelă pentru firme mici

Condica SMART Start – sistem de pontaj electronic cu cartelă pentru firme mici

Condica SMART Start este un pachet complet de pontaj electronic cu cartelă, gândit pentru firmele mici. Costă 698 lei cu TVA (576,86 lei fără TVA) și conține tot ce îți trebuie ca să ai evidența orelor de muncă cerută de lege: cititor Dahua, 20 de carduri de proximitate, alimentator, software gratuit și configurare la distanță pe profilul activității tale, făcută de un tehnician al nostru. Angajatul apropie cardul la venire și la plecare, sistemul înregistrează ora exactă. La final de lună scoți foaia de pontaj în două clicuri.

De ce ai nevoie de el

Articolul 119 din Codul Muncii obligă orice angajator să țină zilnic evidența orelor de muncă ale fiecărui salariat, cu ora de începere și ora de sfârșit a programului, și să o pună la dispoziția inspectorilor de muncă (ITM) ori de câte ori o cer. Amenda pentru nerespectarea acestei obligații este de 1.500–3.000 lei (art. 260 alin. (1) lit. m) din Codul Muncii).

Sistemul acesta costă mai puțin decât jumătate din amenda minimă. Și îți economisește 3–4 ore pe lună, adică 36–48 de ore pe an, din timpul pe care cineva din firmă îl petrece acum completând foi de pontaj de mână.

Mai există un motiv, mai puțin discutat: într-un litigiu în care un fost angajat cere plata unor ore suplimentare, angajatorul este cel care trebuie să dovedească ce program a lucrat omul. O foaie completată la final de lună nu dovedește nimic. Un jurnal electronic cu marcaje de timp este o probă mult mai greu de contestat.

Cum funcționează, în patru pași

1. Montezi cititorul la intrare. Două șuruburi, un cablu de rețea și alimentatorul din pachet. Carcasa este IP66, deci poate sta și afară, sub streașină.
2. Îl conectezi la rețeaua firmei. Restul îl facem noi, de la distanță: creăm utilizatorii, alocăm cardurile, definim programul de lucru și rapoartele.
3. Angajatul apropie cardul la venire și la plecare. Un beep, o secundă, gata. Nu trebuie să scoată telefonul, să semneze nimic sau să își amintească ceva.
4. La final de lună deschizi programul și exporți foaia de pontaj. Ore lucrate, întârzieri, ore suplimentare, absențe — pe fiecare om, pe fiecare zi, cu ora de început și de sfârșit.

Stânga: fișa de pontaj a unui angajat, cu ora de intrare, ora de ieșire și orele lucrate, zi cu zi (numele este fictiv). Dreapta: raportul de ansamblu lunar, cu pontările, pauzele, întârzierile, plecările anticipate, absențele și orele suplimentare. Clic pe imagine pentru mărire.

Ce conține pachetul

Ce pregătești înainte de instalare

• Un calculator cu Windows (7, 8, 10 sau 11, pe 64 de biți), în aceeași rețea cu cititorul. Configurația recomandată de Dahua: procesor Intel Core i5, 8 GB RAM și ecran de minimum 1280 × 800.
• Un cablu de rețea (Ethernet) tras până la locul de montaj. Cititorul se conectează prin cablu, nu prin Wi-Fi.
• O priză de 230 V la îndemâna alimentatorului.
• Lista angajaților, ideal într-un fișier Excel: nume și departament.
• Programul de lucru: ora de început și de sfârșit, pauzele și turele, dacă există.
• Conexiune la internet pe calculator în ziua configurării, pentru sesiunea la distanță.

Configurarea sistemului de pontaj pe profilul activității tale: partea pe care nu ți-o dă nimeni altcineva

Poți cumpăra un cititor de pontaj de la orice magazin online, la un preț asemănător. Ce nu primești acolo este ora în care cineva care a mai făcut asta de sute de ori îți pune sistemul în funcțiune. În practică, aici se pierd cele mai multe sisteme de pontaj din firmele mici: echipamentul ajunge, stă două săptămâni în cutie, apoi ajunge pe perete și nimeni nu știe să scoată raportul.

În ora inclusă în pachet facem, împreună cu voi, prin conexiune la distanță:

• punerea cititorului în rețeaua firmei și verificarea comunicației;
• instalarea și configurarea software-ului SmartPSS Lite pe calculatorul vostru;
• importul sau crearea angajaților și alocarea cardurilor, pe nume;
• definirea programului de lucru, a pauzelor și a regulilor de tură;
• configurarea raportului lunar și a exportului;
• instruirea persoanei care se va ocupa de pontaj — pe ecranul vostru, cu datele voastre.

Pentru fiecare schimb se stabilesc intervalul orar, toleranța la întârziere și momentul de la care se numără orele suplimentare.

La final, sistemul funcționează și cineva din firmă știe să îl folosească. Asta e diferența dintre un aparat pe perete și o evidență pe care o poți pune în fața unui inspector la un control ITM.

Garanția noastră: dacă în ora inclusă nu scoți primul raport de pontaj, continuăm gratuit până reușești.

De ce cartelă și nu amprentă

Este întrebarea care apare la fiecare discuție despre pontaj: „nu ar fi mai bine cu amprentă, ca să nu-și mai ponteze unul altuia?". Răspunsul scurt: tehnic da, juridic este mult mai complicat.

Amprenta și imaginea facială folosite pentru identificare sunt date biometrice — categorie specială de date, a cărei prelucrare este interzisă ca regulă prin articolul 9 din GDPR. În România, autoritatea de protecție a datelor a sancționat deja pontajul cu amprentă, iar în martie 2026 a avertizat o firmă care intenționa să introducă recunoaștere facială pentru angajați, recomandând metode mai puțin intruzive. În plus, consimțământul angajatului nu este considerat un temei valid, din cauza raportului de subordonare.

Pontajul cu cartelă îndeplinește exact aceeași obligație legală, fără să atingă articolul 9. Este varianta pe care o recomandăm implicit oricărei firme care nu are un motiv documentat să folosească biometria. 

Rămâne problema pontatului „unul pentru altul". Se limitează simplu, fără biometrie: montezi cititorul la vedere, folosești cartele personalizate cu numele angajatului, treci regula în regulamentul intern și verifici prin sondaj marcajele din ecranul „Monitorizare pontaj".

Pentru cine este acest sistem

Pachetul include 20 de carduri; cu carduri suplimentare, un singur cititor acoperă comod 40–50 de persoane.

Ce face și ce nu face, ca să nu existe surprize

Face: înregistrează intrările și ieșirile pe fiecare angajat, cu dată și oră; calculează orele lucrate, întârzierile, orele suplimentare și absențele; gestionează programe fixe și flexibile, pauze și zile libere; generează rapoarte lunare și le exportă pentru salarizare; păstrează local până la 60.000 de evenimente, deci nu pierde marcajele dacă pică rețeaua.

Nu face: nu citește amprenta, fața sau palma — este un cititor de cartelă și cod PIN; nu deschide singur ușa fără o yală și un buton de ieșire adăugate separat; software-ul SmartPSS Lite rulează pe calculator (Windows), nu are aplicație de telefon; nu funcționează fără curent electric, dar se poate adăuga o sursă cu acumulator.

Cât te costă, de fapt, față de un abonament lunar

Aplicațiile de pontaj în cloud din România costă, la prețurile publice, între 12 și 24 de lei per angajat pe lună, fără TVA. Pentru 20 de angajați, câți acoperă cardurile din pachet, asta înseamnă 240–480 de lei pe lună, adică 2.880–5.760 de lei pe an, în fiecare an.

La 20 de angajați, Condica SMART Start costă 576,86 lei fără TVA, o singură dată, deci pe aceeași bază de comparație se plătește singură în mai puțin de trei luni și apoi funcționează fără costuri lunare. Onest, însă: o aplicație în cloud face și alte lucruri — cereri de concediu, contracte, pontaj de pe telefon pentru oamenii din teren. Dacă ai nevoie de asta, spune-ne și îți recomandăm combinația potrivită. Uneori răspunsul corect este terminal la sediu plus aplicație pentru cei de pe drum.

Livrare, garanție și retur

• Livrare prin curier în toată România. Termen: 2 zile lucrătoare, din stoc. Kitul este verificat de noi înainte de expediere.
• Garanție 24 de luni pentru echipamente.
• Drept de retur în 14 zile, conform legii.
• Suport tehnic pe toată durata garanției, prin telefon, e-mail sau WhatsApp.
• Montaj prin instalator autorizat din rețeaua noastră de parteneri, la cerere, în principalele orașe din țară.

Ce mai poți adăuga

• Carduri suplimentare (2,26 lei bucata) — pentru fiecare angajat nou sau card pierdut.
• Cartele ISO personalizate cu logo și nume, dacă vrei ca legitimația să fie și card de firmă.
• Ore suplimentare de suport — pentru configurări mai complexe, ture în schimburi sau extinderi ulterioare.
• Yală electromagnetică și buton de ieșire — dacă vrei ca aceeași cartelă să și deschidă ușa, nu doar să ponteze.
• Dosarul de conformitate pentru pontaj — nota de informare a salariaților, politica de retenție și evidența activităților de prelucrare, pregătite pentru firma ta.
• Al doilea punct de pontaj — pentru firmele care cresc sau care deschid încă un sediu.

Specificații tehnice

Întrebări frecvente

Cât costă un sistem de pontaj pentru o firmă mică?

Condica SMART Start costă 698 lei cu TVA (576,86 lei fără TVA) și include cititorul, 20 de carduri, alimentatorul, software-ul și configurarea la distanță a sistemului. Pentru 20 de angajați înseamnă 34,90 lei de persoană, o singură dată, fără costuri lunare.

Este obligatoriu pontajul electronic?

Nu. Legea nu impune forma evidenței, ci conținutul ei: zilnic, pe fiecare salariat, cu ora de începere și ora de sfârșit, disponibilă la control. Un sistem electronic nu este obligatoriu, dar este singura variantă care produce automat marcaje de timp greu de contestat.

Câți angajați suportă sistemul?

Cititorul suportă până la 30.000 de utilizatori și 30.000 de cartele. Pachetul include 20 de carduri, deci acoperă din start 20 de angajați; cardurile suplimentare costă 2,26 lei bucata. Practic, un singur punct de marcare este confortabil până la 40–50 de persoane; peste acest număr recomandăm un al doilea cititor, ca să nu se formeze coadă dimineața.

Ce se întâmplă dacă un angajat își pierde cardul?

Îl ștergi din software în câteva secunde și îi aloci altul. Cardul pierdut devine inutilizabil. Un card nou costă 2,26 lei — de aceea recomandăm să ții două-trei de rezervă.

Am nevoie de internet permanent?

Nu. Cititorul funcționează autonom și păstrează local până la 60.000 de înregistrări. Rețeaua este necesară doar când descarci datele în software sau când adaugi utilizatori. Dacă pică internetul, marcajele nu se pierd.

Software-ul costă ceva lunar?

Nu. Dahua SmartPSS Lite are licență gratuită, fără abonament și fără limită de timp. Este inclus în pachet și rulează pe un calculator cu Windows.

Software-ul este în limba română?

Da. SmartPSS Lite se livrează cu interfața în limba română, iar rapoartele de pontaj sunt tot în română. Manualul de instalare și configurare a modulului de pontaj îl găsești în secțiunea „Fișiere asociate".

Rapoartele de pontaj disponibile în SmartPSS Lite și un exemplu de pontaj exportat în Excel.

Pot vedea pontajul de pe telefon?

SmartPSS Lite este un program de calculator, nu o aplicație de telefon. Dacă ai nevoie de acces de pe telefon sau de pontaj pentru oameni care nu vin la sediu, există variante cu aplicație de pontaj pe telefon, pe abonament lunar, care se pot folosi împreună cu un cititor la sediu. Scrie-ne pe WhatsApp sau sună-ne și îți recomandăm combinația potrivită.

Pot ponta angajații cu amprenta în loc de cartelă?

Tehnic există astfel de echipamente, dar amprenta este dată biometrică și intră sub articolul 9 din GDPR. În România, autoritatea de protecție a datelor a sancționat pontajul cu amprentă și a avertizat, în 2026, o firmă care voia recunoaștere facială. Cartela rezolvă aceeași obligație legală, fără acest risc. Dacă totuși ai un motiv documentat pentru biometrie, îți spunem exact ce trebuie pregătit înainte.

Sistemul poate deschide și ușa?

Da. Cititorul are canal de comandă pentru yală și intrare pentru buton de ieșire. Yala electromagnetică și butonul nu sunt incluse în acest pachet, dar se pot adăuga oricând, iar noi le configurăm. În acest caz, alimentatorul de 12 V / 1 A din pachet se înlocuiește cu o sursă de 12 V / 2 A.

Cine face montajul?

Montajul este simplu: cititorul se prinde cu două șuruburi, se alimentează și se leagă la rețea. Multe firme îl montează singure. Dacă preferi, îl montează un instalator autorizat din rețeaua noastră de parteneri, contra cost.

Ce se întâmplă la o pană de curent?

Cititorul nu funcționează fără alimentare, dar datele deja înregistrate rămân în memorie. Pentru locurile cu întreruperi frecvente recomandăm o sursă cu acumulator de rezervă.

În cât timp ajunge la mine?

Produsul este în stoc și ajunge la tine în maximum 2 zile lucrătoare. Configurarea la distanță o planificăm după ce primești pachetul.

Cum împiedic angajații să ponteze unul pentru altul?

Fără biometrie, prin câteva măsuri simple: montezi cititorul la vedere, lângă recepție sau lângă biroul șefului de echipă, folosești cartele personalizate cu numele angajatului, treci regula în regulamentul intern și verifici prin sondaj marcajele din ecranul „Monitorizare pontaj" din SmartPSS Lite.

Ce se întâmplă dacă se strică calculatorul pe care este instalat programul?

Marcajele nu se pierd: rămân în memoria cititorului, care păstrează până la 60.000 de evenimente. Pentru configurare și pentru istoricul deja calculat, SmartPSS Lite are copie de rezervă manuală și automată. Recomandăm copia automată pe alt disc sau pe un stick; o putem activa împreună în ora de configurare.

Pot muta programul pe alt calculator?

Da. SmartPSS Lite este gratuit: îl instalezi pe noul calculator, restaurezi copia de rezervă și adaugi din nou cititorul. Dacă ai nevoie de ajutor, te asistăm la distanță.

Cum pot plăti?

Online cu cardul (Visa sau Mastercard, prin EuPlătesc), ramburs la curier, în numerar sau cu cardul, ori prin ordin de plată, pe baza facturii proforma. Detalii găsești în pagina Cum cumpăr / Cum plătesc.

Informațiile privind obligațiile legale au caracter informativ și reflectă legislația în vigoare la data actualizării. Nu constituie consultanță juridică.